IT asset management · ITIL 5 Learn

Purpose in one sentenceTujuan dalam satu kalimatPlan and manage the full lifecycle of all IT assets, to maximize value, control costs, manage risks, support decisions about purchase, reuse and retirement, and meet regulatory and contractual requirements.Merencanakan dan mengelola seluruh siklus hidup aset TI, untuk memaksimalkan value, mengendalikan biaya, mengelola risiko, mendukung keputusan pembelian, penggunaan ulang, dan pemensiunan, serta memenuhi persyaratan regulasi dan kontrak.

Laptops, servers, software licenses, cloud subscriptions and phones are worth a lot of money, and they carry risks: lost devices with data on them, unlicensed software, or paying for things nobody uses. IT asset management keeps track of what you own, where it is, who uses it and what it costs, from purchase to safe disposal.

Laptop, server, lisensi software, langganan cloud, dan ponsel bernilai besar, dan semuanya membawa risiko: perangkat hilang yang berisi data, software tanpa lisensi, atau membayar sesuatu yang tidak dipakai siapa pun. IT asset management mencatat apa yang dimiliki, di mana lokasinya, siapa penggunanya, dan berapa biayanya, mulai dari pembelian hingga pemusnahan yang aman.

Key ideasKonsep kunci

An accurate asset register. What you own, where it is, who has it, and its status.
The full lifecycle. Request, buy, receive, deploy, maintain, reuse and dispose securely.
Software licenses are assets too. Under-licensing risks fines; over-licensing wastes money.
Cloud and SaaS count. Subscriptions are easy to start and easy to forget.
Secure disposal. Wipe data and use certified disposal, especially for devices holding personal data.

Asset register yang akurat. Apa yang dimiliki, di mana lokasinya, siapa yang memegangnya, dan statusnya.
Seluruh siklus hidup. Permintaan, pembelian, penerimaan, penempatan, pemeliharaan, penggunaan ulang, dan pemusnahan yang aman.
Lisensi software juga aset. Kekurangan lisensi berisiko denda; kelebihan lisensi membuang uang.
Cloud dan SaaS juga dihitung. Langganan mudah dimulai dan mudah terlupakan.
Pemusnahan yang aman. Hapus data dan gunakan jasa pemusnahan bersertifikat, terutama untuk perangkat berisi data pribadi.

Key activitiesAktivitas kunci

A typical flow. Real work loops back and skips steps when it makes sense.

Alur yang umum. Dalam praktik, pekerjaan bisa kembali ke langkah sebelumnya atau melewati langkah tertentu bila masuk akal.

Plan and requestStandard models and approved requests.
AcquireBuy, lease or subscribe through agreed channels.
Register and deployTag, record and assign to a user or service.
Maintain and trackUpdates, warranty, location and usage.
Reuse or optimizeReassign unused assets and licenses.
Retire and disposeWipe, dispose securely, update records.

Merencanakan dan memintaModel standar dan permintaan yang disetujui.
MemperolehMembeli, menyewa, atau berlangganan melalui jalur yang disepakati.
Mencatat dan menempatkanBeri label, catat, dan tetapkan ke pengguna atau layanan.
Memelihara dan memantauPembaruan, garansi, lokasi, dan pemakaian.
Menggunakan ulang atau mengoptimalkanAlihkan aset dan lisensi yang tidak terpakai.
Memensiunkan dan memusnahkanHapus data, musnahkan dengan aman, perbarui catatan.

How to measure itCara mengukurnya

MetricMetrik	What it tells youApa yang ditunjukkan	Watch out forPerhatikan
Asset register accuracyAkurasi asset register	Whether you know what you ownApakah Anda tahu apa yang dimiliki	Audits that only check a few itemsAudit yang hanya memeriksa beberapa item
License complianceKepatuhan lisensi	Legal and financial riskRisiko hukum dan finansial	Not counting cloud and SaaS licensesTidak menghitung lisensi cloud dan SaaS
Unused licenses and subscriptionsLisensi dan langganan yang tidak terpakai	Savings opportunityPeluang penghematan	Removing licenses people actually needMencabut lisensi yang sebenarnya dibutuhkan
Time to provide a device to a new joinerWaktu menyediakan perangkat untuk karyawan baru	Speed of serviceKecepatan layanan	Fast delivery of unconfigured devicesPengiriman cepat perangkat yang belum dikonfigurasi
Lost or unaccounted devicesPerangkat hilang atau tidak tercatat	Control and data riskKendali dan risiko data	Losses discovered only at year-endKehilangan baru ketahuan di akhir tahun

What each level looks likeGambaran setiap level

Use these descriptions as a quick self-check before running the full assessment. Level 3 is a strong, realistic target for most teams.

Gunakan deskripsi ini sebagai pengecekan cepat sebelum menjalankan asesmen lengkap. Level 3 adalah target yang kuat dan realistis bagi sebagian besar tim.

L1InitialNobody knows exactly what IT owns or where it is.
L2RepeatableA spreadsheet lists some assets, updated irregularly and often wrong.
L3DefinedA single register covers hardware, software and subscriptions, with a defined lifecycle and owners.
L4MeasuredAccuracy and license compliance are measured, and unused assets are reused or removed.
L5OptimizedAssets are discovered and updated automatically, and data drives buying, reuse and sustainability decisions.

L1InitialTidak ada yang tahu persis apa saja yang dimiliki TI atau di mana lokasinya.
L2RepeatableSebuah spreadsheet mencatat sebagian aset, diperbarui tidak teratur, dan sering keliru.
L3DefinedSatu register mencakup hardware, software, dan langganan, dengan siklus hidup dan pemilik yang ditetapkan.
L4MeasuredAkurasi dan kepatuhan lisensi diukur, dan aset yang tidak terpakai digunakan ulang atau dihapus.
L5OptimizedAset ditemukan dan diperbarui secara otomatis, dan datanya menjadi dasar keputusan pembelian, penggunaan ulang, dan keberlanjutan.

Assess it asset management in the wizardNilai it asset management di wizard →

Using AIMemanfaatkan AI

Automatic discovery and matching of devices and software to records.
License optimization based on real usage.
Contract and invoice reading to capture license terms.
Replacement forecasting from device age and failure history.

Penemuan dan pencocokan otomatis perangkat dan software dengan catatan.
Optimasi lisensi berdasarkan pemakaian nyata.
Pembacaan kontrak dan tagihan untuk mencatat ketentuan lisensi.
Prakiraan penggantian dari usia perangkat dan riwayat kerusakan.

Keep a human in the loopTetap libatkan manusiaLicense terms are complex. Have someone check AI interpretations before acting on compliance or removing licenses.Ketentuan lisensi itu rumit. Minta seseorang memeriksa interpretasi AI sebelum mengambil tindakan terkait kepatuhan atau mencabut lisensi.

Key ideaInti materiYou can’t manage, protect or optimize what you don’t know you have.Anda tidak bisa mengelola, melindungi, atau mengoptimalkan apa yang tidak Anda ketahui keberadaannya.

Real-world example: a software license auditContoh kasus: audit lisensi software3 min3 menit

A manufacturer receives a license audit notice from a major software vendor. IT has no reliable list of installations and fears a large penalty.

Sebuah perusahaan manufaktur menerima pemberitahuan audit lisensi dari vendor software besar. TI tidak punya daftar instalasi yang andal dan khawatir terkena denda besar.

They run discovery tools, build one register, and find both gaps and waste: 40 unlicensed installs, but also 180 paid licenses nobody uses. After rebalancing, they settle the audit and cut annual license costs by 22%.

Mereka menjalankan tools discovery, menyusun satu register, dan menemukan kekurangan sekaligus pemborosan: 40 instalasi tanpa lisensi, tetapi juga 180 lisensi berbayar yang tidak dipakai siapa pun. Setelah disesuaikan, mereka menyelesaikan audit dan memangkas biaya lisensi tahunan sebesar 22%.

Common pitfallsJebakan umum

Tracking hardware but forgetting software and cloud.
A register updated once a year.
No process for leavers returning devices.
Disposing of devices without wiping data.

Mencatat hardware tetapi melupakan software dan cloud.
Register yang diperbarui setahun sekali.
Tidak ada proses pengembalian perangkat oleh karyawan yang keluar.
Memusnahkan perangkat tanpa menghapus datanya.

Related practicesPractice terkait

PracticePractice	How they connectBagaimana keterkaitannya
Service configuration management	Uses asset data to show how services are built.Memakai data aset untuk menunjukkan bagaimana layanan disusun.
Service financial management	Tracks the cost of assets.Mencatat biaya aset.
Supplier management	Manages the vendors who sell and license assets.Mengelola vendor yang menjual dan melisensikan aset.
Service request management	Handles requests for new devices and software.Menangani permintaan perangkat dan software baru.

Beginner tipsTips untuk pemula

List every SaaS subscription your organization pays for, including those on credit cards.
Add device return to the leaver checklist, with a named owner.
Check your five most expensive software licenses against actual use.

Daftar semua langganan SaaS yang dibayar organisasi Anda, termasuk yang dibayar dengan kartu kredit.
Tambahkan pengembalian perangkat ke checklist karyawan keluar, dengan pemilik yang ditunjuk.
Bandingkan lima lisensi software termahal Anda dengan pemakaian nyata.

The practice name and purpose follow ITIL. KPIs, level descriptions, AI uses and pitfalls are practical guidance written in our own words, not official ITIL text.Nama dan tujuan practice mengikuti ITIL. KPI, deskripsi level, pemanfaatan AI, dan jebakan umum adalah panduan praktis yang ditulis dengan kata-kata sendiri, bukan teks resmi ITIL.